会議を単なる話し合いの場だと錯覚している人がいる。
会議は、会議だと思い込んでいるのだ。
こういう人は、会議とか、打ち合わせの時と場所、出席者を決めたら、仕事は、終わったと、思い込んでいる節がある。
仕事上の会議は仕事全体の流れの中で開始、分離、中継、統合、終了などの働きがあって成り立っている。
会議や打ち合わせは、作業の離合集散の節目、節目に催される事であって、会議の前後左右の作業が肝心なのである。
すなわち、会議には、開始、中継、終了の役割がある。
仕事は、全体の統一性を保つため、一点から始まり、一点で終わることが原則である。
この開始と終わりを区切るのが会議の大切な働きの一つである。
開始と終了の会議で仕事を仕切るのである。
開始の会議は、始まりの会議で、ここからすべての作業は枝分かれしていく。
そのために、最初の会議には、仕事を構成する要因、項目を体制、組織として組み込まれていなければならない。
中継の会議は、仕事全体の流れを調整し、整える役割がある。
終了の会議は、すべての作業を統合することが求められる。
仕事は、会議(イベント)と会議(イベント)の間の作業(アロー)の仕様(誰が、いつまでに、何をどのように、するのか)を明確に規定し、その進捗状況を確認する必要がある。
つまり、前作業で進捗状況を確認し、後作業を実施するために、必要な処理を確定するのが、会議の目的である。この点を正しく理解しておかないと、会議の構成を組み立てることはできない。
会議は、前回の結論と進捗状態を確認したうえ、後工程を確認して、次回までにやっておくことを確認して散開する。
これが会議の基本的な形である。
この要件が整わなければ、会議を開催しても期待した効果は得られない。
仕事上の会議というのは、いわゆる会議、討論会とか、発表会とか、講演会とか、講義とは違って、それ単体で成り立っているわけではない。
作業と作業をつなぐ接続子として働いている。
前後の仕事が見えてないと会議は開けない。

ワンステージ、三か月を単位にするのは、開始、中継ぎ、終了の三点を定めないと作業が読めない。
点だと期間、幅が取れないのと、二点だと変化に対応できないで、展開が単調になる。
だから、三点で仕事の変化と立体性を持たせる意味で、ワンステージ三か月を基本単位とするのが一般的。
三点だと、変化をパターン化することもできる。

日本人は、会議といったってそれこそ会議か打ち合わせ程度しか浮かばない。
しかし、欧米では、ギャザリング、シンポジウム、フォーラム、パネルディスカッション、コミッティ、コングレス、コンファレンス、コンベンション、ボード、テーブル、オリエンテーション、ブリーフィング、ガイダンス、ミーティングと性格や目的に合わせて使い分けている。
きちんと会議の働きと役割を理解しよう。

物理を学んでいる時、物理学では、位置と運動と関係がカギを握っていると教えられたことがある。
これは会議にも言える。
会議の役割でカギを握っているのは、会議の位置と働きと関係である。
この事を理解しないと会議を有効に機能させることはできない。