最初は何事も混沌としていて未整理な状態だから、いきなり着手せずに、一旦、紙に書いて頭の中から出し、それを客観的に眺めてから整理する。
何がわかっていて、何がわからないかをまず明記する。
特に、わかっていて当たり前とされたり、相手に聞かないとわからない事は、注意する。
わからない事は分からない。
キーワードや基本的用語を抜き出して言葉で定義する。
例えば、業務フローとか現金とか、幹部とか、経営会議とか、言葉で説明できなければ、わかっていない。
いずれにしろ用語は統一する必要があるから。
先ず、わかっていない事を確認しないと何も始まらないし。
後で気がついても訂正できなくなる。
言葉の定義というのは場合によっても、目的によっても、人によっても、仕事の設定によっても違うので。
だから要件定義するのが仕事のルール。
何でも基本動作が大切なんだけど、今の人は 基本をとことん馬鹿にしているから、仕事が始まらない。
野球でも、キャッチボールが基本だし。
四則の演算ができないのに微分積分をマスターしようなんて無理。
経営も経済も簿記が分からない学者が難しい理屈をこねている。
会議の基本も次の会議で、何をするのかを決めて、それまでに各々が何をやってくるのか、そのためにどこから着手するのかを決めるのが基本中の基本というだけで、でも、それがわからない。わからないからやらない、それで仕事の脈略がなくなり、仕事のつながりがなくなる。
なぜ、何の五W一Ｈが重要なのかわからないか分からないから決められない。決められないから、次の会議打ち合わせまでやってくることが分からないから何もやって来ないか、一夜漬けのこなし仕事をしかできない。
基本ができたいないことに原因があるのに、基本がわからない人は、原因がわからないから、他人のせいにする。
基本がわからない人は、基本がわかっていないことがわからないし、認めようとしない。
今更聞けないし、聞いても馬鹿にされていると感じる。
なぜなら、基本だから。簡単な事、やればすぐわかる事だから。馬鹿にされたと。
例えば、着手即日は、基本中の基本だけど、基本だと思わないし人は、それが分からないから、なんだかんだ言い訳をして先延ばしして、結局、直前まで着手できない。
その日のうちにやるべきことはその日のうちにやれというのも基本として、叩き込まれたが、基本のわからない人は何を言っているのかもわからない。
即日、着手しないと始点がずれる。決めたことはその場で確認し確定しないと条件が変わるから、決定事項にブレが生じる。
これは、営業の鉄則でもある。お客のオーダーはその場で確認し、文書にしておかないと確認が取れなくなる。後は言った言わないとトラブルになりがちだが確証が取れない。
会議で何が決定はさたたのかと、きちんと要件として確定しておかないとそれぞれ、自分の都合にいいよう解釈され、それぞれに分担された仕事の規格がマチマチになり破綻する。
それがわからないから、悪いのは相手が理解していないからとなる。
そうではなく、各自が自分勝手に自分の都合のいい様に解釈したからである。
大体、会議は、組織が必要といているために開かれるという道理も分かっていない人が増えた。
つまり、勝手に欠席したり、決められたことを守らなければならない。
また、中枢会議は、部門の責任者によって構成するので、自分が出られない時は、からなず代理を立てる必要がある。
決められた事は戻って必要な範囲に周知、伝達しなければならない。
これも基本中の基本の決まり。
実務、会社の会議は討論会ではなく、職務を執行する必要から持たれるイベントだから、基本的に作業の決定改廃修正を目的とし、作業は基本、動作と成果物、担当が決められてなければならない、つまり、五Ｗ一Ｈが明確でないと要件を満たしていないとみなされる、
要件を満たさない決定事項、指示は無効とされる。
これを理解してないもの中には故意に瑕疵を造って、指示命令の無効を画策する者もいるので注意が必要である。
基本的に決められることを決める。
これが簡単に見えていがあに難しい。
実務家が一番神経を使うところだが、実務が分からない人は馬鹿にするか、いい加減にする。
もう一つ、実務が分からない人の勘違は、例えば、方針を決めようというと、いきなり、方針について話し始める。
そうじゃあなくて方針の決め方を聞いているんだよ。言っても、分からない。
先ず手順段取りを決めないと。方針の話をするのはその後だ。
要は、方針どうやって決めるかを始めに決めなければならないという基本が理解していない。
我々は、方針をどう決めるか聞いているんだと叱られた。
へそ曲がりは、「方針は決まっています」と逆らうと、「じゃあ、どこにある、もってこい」と。
それでもわかっていない者は、「ハア、方針は方針ですよ」と。
実務で言う方針は正式に文章でしてあるものをさせます。
だから、「方針の書かれた文書はどこにある」と聞かれたと実務家は考える。
そして、方針の書かれた文章を正確に示す必要がある。
なぜ、方針を文章にするのか、方針は、チーム全員が一致させる必要があるから、一人でも勝手な解釈をしたら全体の仕事が破綻する。
方針の決め方は一つではない。
まず、その場で決められるか。
方針を決めるためには、決めるための要件を満たしていらければならない。
その場で決められなければ、いつ決めるのか決める。
いつまでに決めるか。
次回の会議までに方針を決めておくのか、次回会議で決めるのか、次回の会議では検討に留めるのか。
その辺あたりをつけ、それを次回の会議方針とする。
先ずそれによって、次回までに、何をやっておくのかを決める。
簡単に後で打ち合わせておきますとか、検討しますとか言う人いますが、打ち合わせとか、検討というのは簡単ではない。
例えば、斎藤が、梅原、小野と打ち合わせるのと、梅原、社本と打ち合わせるのと、社長、中條と打ち合わせるのと、近藤と打ち合わせるのと、同じことを打ち合わせる場合でも、目的や内容、要件は、全然違うことになる。
また、打ち合わせは一回、一度で目的を達成できるものではない。
順番もあるし、段取りもある。
例えば、方針を決めるにしても、誰から打ち合わせて手順に打ち合わせを組み立てなければならない。
しかも組み合わせは無数にある。難しい。
打合せて言っても一回いっかい要件が違う。
一回やっておけばいいとうの訳にはいかない。
それこそ打合せ一つとってもマスタープラン、フローを組み立てなければ仕事にならない。
ただ、一度身に着けてしまえば、手順にこなせるようになる。この差が大きい。
身に着ける為には繰り返し、くりかえしやって体に覚えさせるしかない。技術である。修行である。
それを、実務が分からない人はいとも簡単に「打ち合わせておきますよ」と言っていつまでもやらないか、形ばかり、身近な人と話し、打ち合わせたことにして、ごまかそうとする。
しかし、それでは何も始まらない。だから、何にも結果が出せないまま、期日が近づく。
それで、やっつけ仕事、こなし仕事、一人仕事になる。
でも、そういう人間は、打合せなんてと舐めているから、いつまでたっても、原因がつかめない。
何が悪くと、どこを正せばいいのかいつまでたってもわからない。
別に、基本は子供で身につけようと思えばできる。
学歴も、関係ない。
その人の能力、性格以前の問題だから、能力があっても、基本ができなければ実力は発揮できない。
馬鹿利口の問題ではなく、早いか遅いかの問題だ。
要は、簡単な事だけど難しい。
抽象的な話は難しいけど、簡単である。
要するに、基本動作は、紙に書く。電話をかけるとか、会うとか、誰にでもできる簡単な事である。
万人が理解できる事でなければならないので、日本語がわかる人は聞けばわかる事。
だから舐める。舐めているから、そんなこととやらない。
例えば、紙に書く。
昔は職場にはいいたら、すぐにしつけられた。
板場修業のようなものだだけど、今の人、すぐに料理の仕方を教えろと言う。
だから、いつまでたっても基本が身につかない。
プロになれない。
定年過ぎても気がつかない人がいる。
手順が組めたら、次は、作業の洗い出しだけど。これも簡単だけど難しい。
ザーッとやる事を紙に書いて優先順位、ウェートをつけて段取り手順を決めていく。
どこから手を付けるか、それがわからないと最初から躓く。
打合せをするにしても、誰から、どうやって、メンバーに伝えるのか、場所の手配はどうするのか。
だから、要件定義。
いつ、どのようにするのか、何を、するのか、その前に打ち合わせておくことはないか。
打合せの為の打合せだってある。
馬鹿、利口とは関係ない。それ以前の問題で。
基本の問題である。
だから歳をとればととるほど。難しくなる。墓の人に聞けなくなる。
今さらと難しくなる。
だから、聞くは一時の恥。聞かぬは一生の恥と。
基本とはそういうもの。
最初から難しいと思っていれば、肩の力抜いて聞けるのに。
簡単な事だとなめてかかるから、どうしていいかわからなくなる。
「わかっているんですか」
「わかるか。一度聞いてわかったら苦労はせんわ」
「でもさっきわかりましたと」
「わかりませんなんて言えるはずがないだろ」
「じゃあどうするんです」
「それがわからんから相談しているんじゃないか」
「糸口があればいいんですけどね。事情がわからないと。直接聞く事はできないんですか。」
「それができないから、悩んでいるんじゃないか。」
「聞き返す事もできないし、わからないとも言えない。
今さら聞けないし。」
難しいと言っているだろ。
どこから始めていいのか、何から手を付けたらいいのか。
最初が肝心というけど。
最初に誰に話を持っていけばいいのか。
初めに相談する人が結構カギを握っている。
最初に相談、打合せするのは、部下か、上司か、それとも善意の第三者とするか。
決まりはない。
できれば、相談相手を決めておくと楽だ。
ただ言えるのは相手がいなければできない。
先輩には、話し相手、相談する相手を間違うなよとさんざん注意された。
相手を間違うと、ますます混乱する。
ただ、これだけは言える。
最初からすべてを完璧に理解できる人はいない。
完璧にわかっている人はいない。
指示している人だって話しながら頭の中、自分の言っていることを整理しながら言っているのだから、すぐに気が変わる。
そう思って聞いていないと。
だから、その場で記録しないと、次の瞬間、変ってしまう。
でも嗜めることはできない。
それが当たり前だから。
矛盾した事も言う。話しているうちに気がつくものだけど。気がつかない時もある。
その時は気がつかない事もあるから、確認する。
そのままはじめて後で気がついても、大概、自分の責任にされる。営業なんてそんなもの。
用心深くないとね。
「あれあれ、あの事よ」とか。
「何がなにしてなんとやら」みたいな。
何にいているのかわからないのが普通で、最初からすべて完璧に理解する方が異常。
だから、困るので。困るから他の人に相談に乗ってもらう。
それが第一回目の打合せ。
雲をつかむような話。
つかみどころがない。
曖昧の答えて、笑って誤魔化したって、やる事をやらないと時間ばかりが立つ。
それで他人の性にしても、何も始まらない。
簡単だと思て、請け負うが、いざやろうとするとできない。難しい。
でも、簡単に請け負うから、確認も聞き返すのも難しい。
簡単でない。
簡単な事だけど難しい。
だから基本なんだ。
だから、最初は我慢我慢。